Làm việc với một người quản lý trẻ hơn mình dễ chịu hơn khi tách hai thứ ra: tuổi tác là chuyện đời, còn vai trò quản lý là chuyện việc. Người quản lý trẻ có thể thiếu kinh nghiệm ở chỗ này nhưng giỏi ở chỗ khác, và thái độ cầu thị là nhìn thật vào cả hai, học phần họ giỏi, đóng góp phần mình giỏi, mà không để cảm giác "nó ít tuổi hơn mình" quyết định cách mình làm việc.
Bài này viết từ phía người nhân viên lớn tuổi hơn. Phía người quản lý trẻ phải dẫn dắt người lớn tuổi hơn đã có ở các trang về làm quản lý lần đầu. Ở đây bàn về cảm giác khó chịu thường gặp, những điều có thể học từ người quản lý trẻ, cách góp ý ngược lên mà không thành lên lớp, và một bảng câu nói mẫu.
Cảm giác khó chịu đến từ đâu, và vì sao nên gọi tên nó
Trong văn hoá Việt, tuổi tác gắn với thứ bậc trong gia đình và xã hội. Khi một người ít tuổi hơn có quyền giao việc, chấm kết quả của mình, cảm giác lấn cấn là chuyện rất thường, kể cả với người thật lòng không coi trọng tuổi tác. Cảm giác này thường không nói ra, mà lộ qua những chi tiết nhỏ: nghe chỉ đạo với vẻ miễn cưỡng, làm đúng chữ nhưng không đúng ý, hay kể với đồng nghiệp "hồi nó còn đi học thì mình đã làm nghề".
Gọi tên được cảm giác đó là bước đầu để nó không điều khiển mình. Một câu tự nói thầm như "mình khó chịu vì tuổi, không phải vì chỉ đạo này sai" giúp tách hai chuyện. Sau đó mới xét chỉ đạo đó đúng hay sai bằng chính nội dung của nó.
Cũng nên thừa nhận rằng đôi khi khó chịu có lý do thật: người quản lý trẻ ra quyết định thiếu thông tin, hay nói năng thiếu tế nhị. Nhưng những vấn đề đó cũng có thể xảy ra với người quản lý lớn tuổi. Nếu cùng một hành vi mà chỉ khó chịu khi người làm ít tuổi hơn, đó là dấu hiệu tuổi tác đang chen vào cách mình đánh giá.
Một phép thử đơn giản: thử tưởng tượng chỉ đạo vừa nhận đến từ một người quản lý năm mươi tuổi. Nếu khi đó mình thấy nó bình thường, thì phần khó chịu còn lại là của mình, không phải của chỉ đạo. Phép thử không xoá được cảm giác, nhưng giúp không để cảm giác quyết định thay mình.
Những điều người lớn tuổi thường học được từ người quản lý trẻ
Cách dùng công cụ và cách làm mới. Người quản lý trẻ hay đưa vào phần mềm, cách chia việc, cách báo cáo mới. Thay vì chống, thử học cho thành thạo; người lớn tuổi thành thạo cách mới thường được tin cậy hơn cả người trẻ.
Tốc độ ra quyết định. Người trẻ đôi khi quyết nhanh, chấp nhận sai rồi sửa. Cách này có rủi ro, nhưng cũng có giá trị ở những việc sai không đắt. Quan sát xem việc nào họ quyết nhanh mà vẫn ổn để học cách cân nhắc mức độ cẩn trọng.
Cách nhìn của khách hàng và đồng nghiệp trẻ. Người quản lý trẻ thường hiểu nhóm khách hàng và nhân viên cùng thế hệ. Những lý do họ đưa ra cho một thay đổi đôi khi đến từ hiểu biết đó, không phải từ sự bồng bột.
Sự thoải mái khi nói "mình chưa biết". Nhiều người trẻ lớn lên trong môi trường tự tra cứu, tự học qua video, nên nói "để em tìm hiểu" khá tự nhiên. Thái độ này đáng học, nhất là với người đã quen được coi là người biết hết.
Đóng góp phần mình giỏi mà không thành lên lớp
Người lớn tuổi thường có thứ người quản lý trẻ chưa có: hiểu lịch sử của nơi làm việc, biết khách cũ, nhớ những lần sự cố, quen tính từng đồng nghiệp. Đây là phần đóng góp quý, nhưng cách đưa ra quyết định nó được nghe hay bị gạt. Cách dễ bị gạt nhất là mở đầu bằng "ngày xưa" hoặc "em còn non lắm".
Cách dễ được nghe hơn là đưa thông tin như một phần của việc chung: "Khách này hồi trước từng đổi hàng ba lần vì giao trễ, anh nghĩ em nên biết trước khi chốt lịch." Câu này không phán ai đúng, chỉ trao thông tin, và để người quản lý quyết. Nếu họ vẫn quyết khác, đó là quyền và trách nhiệm của họ.
Khi chắc chắn một quyết định có rủi ro thật, nên nói thẳng hơn, nhưng nói riêng, nói về rủi ro cụ thể, và đề xuất cách giảm rủi ro thay vì chỉ phản đối. Phần kỹ thuật bày tỏ bất đồng với cấp trên có ở các trang về kỹ năng đi làm; ở đây chỉ nhấn vào thái độ: góp ý với người trẻ hơn cũng là góp ý với cấp trên, không phải dạy bảo người dưới.
Câu nói mẫu khi làm việc với sếp trẻ hơn
Những câu dưới đây giữ được sự tôn trọng hai chiều: mình tôn trọng vai trò của họ, và vẫn giữ được tiếng nói của người có kinh nghiệm:
| Tình huống | Câu nên tránh | Câu nên dùng |
|---|---|---|
| Nhận một chỉ đạo mình thấy chưa ổn | "Em còn trẻ, chưa hiểu đâu." | "Anh thấy có một rủi ro ở chỗ này, em đã tính tới chưa?" |
| Được giao một cách làm mới | "Bao năm nay vẫn làm thế có sao đâu." | "Cách này anh chưa quen, em chỉ anh lần đầu được không?" |
| Muốn chia sẻ kinh nghiệm cũ | "Hồi anh bằng tuổi em..." | "Có một chuyện từng xảy ra ở đây, có thể có ích cho việc này." |
| Được góp ý về cách làm của mình | "Em biết gì mà góp ý." | "Cảm ơn em, chỗ nào cụ thể em muốn anh làm khác?" |
| Quyết định đã chốt khác ý mình | Làm miễn cưỡng, kể lể với đồng nghiệp | "Em quyết rồi thì anh làm theo, có gì phát sinh anh báo em sớm." |
Cách xưng hô cũng đáng để ý. Nhiều nơi thống nhất xưng hô theo tuổi ngoài đời và theo vai trò trong công việc. Nếu chưa rõ, có thể hỏi thẳng một lần: "Ở đây mình xưng hô thế nào cho tiện em?" Hỏi một lần đỡ ngượng hơn nhiều so với mỗi ngày đoán.
Ghi nhận cái đúng của người quản lý trẻ, nói thành lời
Một việc nhỏ mà nhiều người lớn tuổi ít làm là nói ra khi người quản lý trẻ làm đúng. Lý do thường là ngại: khen người ít tuổi hơn mình có cảm giác như đang đánh giá họ từ trên xuống, hoặc sợ bị coi là nịnh. Kết quả là người quản lý trẻ chỉ nghe ý kiến của người lớn tuổi khi có điều không ổn, và dần coi họ là người hay phản đối.
Ghi nhận khác với khen. Khen là nhận xét chung ("em giỏi đấy"), ghi nhận là nói cụ thể điều gì đã có tác dụng: "Cách em chia lịch theo đơn tuần này giúp anh thấy trước chỗ kẹt, đỡ hẳn." Câu ghi nhận cụ thể không mang giọng bề trên, chỉ là thông tin phản hồi mà bất kỳ người quản lý nào cũng cần.
Có một lợi ích ít người nghĩ tới: khi đã từng ghi nhận những quyết định đúng, góp ý của mình về những quyết định chưa ổn sẽ được nghe nghiêm túc hơn. Người quản lý trẻ biết rằng mình không phản đối vì tuổi, mà vì việc. Đó cũng là cách sống thật với tinh thần cầu thị: nhìn vào việc đúng sai, không nhìn vào người nói là ai.
Tình huống điển hình: người thợ cả và quản đốc mới (nhân vật giả định)
Bác Tâm (nhân vật giả định), năm mươi tư tuổi, là thợ cả lâu năm ở một xưởng mộc. Xưởng tuyển một quản đốc ba mươi tuổi từng làm ở xưởng lớn hơn. Tuần đầu, quản đốc đổi cách xếp lịch theo đơn hàng thay vì theo từng thợ. Bác Tâm thấy bất tiện, có lúc nói với anh em "để xem nó làm được bao lâu".
Đến khi một đơn hàng lớn suýt trễ hạn, bác Tâm nhận ra lịch mới giúp thấy trước đơn nào sắp kẹt, điều mà cách cũ không làm được. Bác chủ động hỏi quản đốc cách đọc bảng lịch, đổi lại góp ý rằng một số khâu chà nhám không thể chia nhỏ như lịch đang chia vì gỗ cần thời gian khô. Quản đốc chỉnh lịch theo ý đó. Từ đấy, hai người có kiểu làm việc hai chiều: quản đốc hỏi bác về gỗ và tay nghề, bác hỏi quản đốc về cách sắp việc.
Điều đáng học không phải là ai đúng. Cả hai đều có một nửa đúng, và chỉ khi bác Tâm thôi đánh giá quản đốc qua tuổi thì nửa đúng của mỗi người mới gặp được nhau.
Khi nào cần nhìn khác đi: không phải mọi khó chịu đều là do tuổi
Cầu thị cũng có nghĩa là không đổ mọi vấn đề cho thái độ của mình. Có những trường hợp vấn đề không nằm ở tuổi tác mà ở cách làm việc thật sự có vấn đề:
- Người quản lý xúc phạm, nói nặng nề trước đông người, bất kể tuổi: nên nói chuyện riêng hoặc báo cấp trên của họ.
- Quyết định gây nguy hiểm về an toàn: cần nói rõ, bằng lời và nếu được bằng văn bản, không vì ngại tuổi mà im.
- Bị phân biệt đối xử vì tuổi, như bị loại khỏi việc, đào tạo, cơ hội chỉ vì lớn tuổi: đây là chuyện quyền lợi, không phải chuyện thái độ.
- Người quản lý liên tục đổi ý không có lý do, làm cả nhóm rối: góp ý về cách làm cụ thể, không về tuổi.
Phân biệt được hai loại tình huống này giúp người lớn tuổi vừa cầu thị vừa không tự hạ mình. Cầu thị là sẵn lòng học từ bất kỳ ai, kể cả người trẻ hơn; tự hạ mình là chấp nhận bị đối xử thiếu tôn trọng vì nghĩ đó là cái giá của việc học. Hai điều này khác nhau.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nói thẳng với sếp trẻ rằng mình khó chịu vì tuổi không?
Thường không cần. Cảm giác đó là của mình và nên tự xử lý. Điều nên nói là những vấn đề cụ thể trong công việc, như một chỉ đạo chưa rõ hay một rủi ro mình thấy. Nói về tuổi dễ làm người kia phòng thủ mà không giải quyết được việc gì.
Sếp trẻ không hỏi ý kiến mình bao giờ thì làm sao?
Có thể chủ động đưa thông tin có ích cho việc của họ, ngắn gọn và không kèm lời phán xét. Sau vài lần thông tin đó giúp được việc, người quản lý thường tự tìm đến hỏi. Nếu vẫn không, có thể hỏi thẳng một lần xem họ muốn nhận góp ý theo cách nào.
Làm sao để đồng nghiệp trẻ không nghĩ mình là người cũ kỹ?
Học thành thạo công cụ và cách làm mới, chia sẻ kinh nghiệm khi được hỏi hoặc khi thật sự cần, và tránh mở đầu câu chuyện bằng "ngày xưa". Người lớn tuổi chịu học cái mới thường được đồng nghiệp trẻ quý trọng hơn mình nghĩ.
Nếu sếp trẻ sai rõ ràng mà không chịu nghe thì sao?
Nói một lần rõ ràng, riêng tư, kèm lý do và cách giảm rủi ro. Nếu họ vẫn giữ quyết định và đó không phải chuyện an toàn hay pháp lý, làm theo và theo dõi kết quả. Nếu là chuyện nghiêm trọng, có thể báo cấp cao hơn một cách đúng mực.
Có nên xin chuyển bộ phận để khỏi làm dưới quyền người trẻ hơn không?
Nếu lý do duy nhất là tuổi, việc chuyển thường chỉ hoãn vấn đề, vì những người quản lý sau này sẽ ngày càng trẻ hơn mình. Nếu có lý do khác về công việc hay cách đối xử, đó là chuyện cần cân nhắc riêng, có thể tham khảo các trang về sự nghiệp.