Khi được giao một việc mình chưa từng làm, cách an toàn nhất là nói thật ngay lúc nhận: phần nào đã biết, phần nào chưa, và mình định học phần chưa biết bằng cách nào. Một câu như "Phần nhập số liệu em làm được, còn phần đối chiếu công nợ em chưa làm bao giờ, em xin một buổi xem chị làm mẫu" cho người giao việc đủ thông tin để sắp lịch và giúp đúng chỗ.
Nhiều người ngại câu "em chưa biết" vì sợ bị coi là kém, nhất là khi đã đi làm lâu năm. Bài này bàn vì sao giấu thường tốn hơn nói, cách nói "chưa biết" mà vẫn cho thấy mình chịu trách nhiệm, bốn việc nên tự làm trước khi hỏi, và các mốc nên báo lại. Phần kỹ năng nhận việc hằng ngày như hỏi lại yêu cầu và hạn chót đã có ở các trang về kỹ năng đi làm; ở đây là thái độ trước cái mình chưa biết.
Vì sao người ta hay giấu chuyện chưa biết, và giấu tốn gì
Lý do phổ biến nhất là sợ hình ảnh: sợ người giao việc nghĩ mình không đủ năng lực, sợ đồng nghiệp coi thường. Với người làm lâu năm, nỗi sợ còn lớn hơn vì ai cũng mặc định họ "phải biết rồi". Một lý do khác ít được nói ra là hy vọng: nghĩ rằng mày mò một chút sẽ ra, khỏi phiền ai.
Vấn đề là giấu chỉ hoãn chi phí chứ không bỏ được nó. Người giao việc dựa vào câu "dạ em làm được" để hứa với khách hoặc lên lịch cho người khác. Khi việc trễ hoặc hỏng, chi phí không chỉ nằm ở phần sửa lại mà còn ở lòng tin: lần sau họ sẽ khó tin những câu "em làm được" của bạn.
Có một nghiên cứu hay được nhắc về chuyện này: Alison Wood Brooks, Francesca Gino và Maurice Schweitzer (2015) thấy rằng người xin lời khuyên thường được đánh giá là có năng lực hơn chứ không kém đi, nhất là khi việc khó và câu hỏi đặt đúng người. Kết quả này không có nghĩa hỏi gì cũng tốt, nhưng nó cho thấy nỗi sợ "hỏi là bị coi thường" thường lớn hơn thực tế.
Cũng nên phân biệt hai kiểu "chưa biết". Kiểu thứ nhất là chưa biết vì việc thật sự mới với mình: không ai trách điều này. Kiểu thứ hai là chưa biết một điều lẽ ra phải biết với vị trí đang làm. Kiểu thứ hai khó nói hơn, nhưng cũng chính là lúc nói thật có giá trị nhất, vì nó cho người giao việc biết có một lỗ hổng cần lấp trước khi gây ra chuyện lớn.
Câu nói mẫu khi nhận việc chưa biết, theo từng tình huống
Một câu "chưa biết" tốt luôn có ba phần: phần đã biết, phần chưa biết, và cách mình định học. Thiếu phần thứ ba thì nghe như từ chối; thiếu phần đầu thì nghe như chưa biết gì cả:
| Tình huống | Câu nói mẫu |
|---|---|
| Chưa từng làm loại việc này | "Việc này em chưa làm bao giờ. Em xin hôm nay đọc lại các hồ sơ cũ, sáng mai hỏi chị những chỗ chưa rõ rồi mới bắt đầu." |
| Biết một phần | "Phần lên danh sách em làm được, còn phần liên hệ nhà cung cấp em chưa quen. Anh cho em đi cùng anh lần đầu được không?" |
| Biết cách làm cũ, cách mới thì chưa | "Em quen cách cũ, cách mới em chưa thử. Em làm thử một đơn nhỏ trước, anh xem giúp rồi em làm tiếp." |
| Người làm lâu năm nhận việc của bộ phận khác | "Mảng này anh ở ngoài, chưa nắm. Em chỉ anh thứ tự các bước chính trong mười lăm phút, phần còn lại anh tự đọc." |
| Hạn gấp mà chưa biết làm | "Em chưa làm việc này nên khó hứa xong trong hôm nay. Nếu cần gấp, có ai làm được để em làm cùng và học luôn không?" |
Câu cuối đặc biệt quan trọng. Nhận một hạn gấp cho việc chưa biết làm mà không nói gì là tình huống dễ hỏng nhất. Nói thật về rủi ro lúc nhận việc là phần trách nhiệm của người nhận, không phải là đẩy việc.
Bốn việc tự làm trước khi hỏi
Hỏi sớm là tốt, nhưng hỏi khi chưa thử gì thì người kia phải bắt đầu từ con số không. Bốn việc dưới đây thường chỉ mất ba mươi phút đến một giờ:
- Tìm xem việc này đã từng được làm chưa. Hồ sơ cũ, tin nhắn cũ, mẫu biểu người trước để lại. Phần lớn việc "mới" với mình không mới với nơi làm việc.
- Viết ra mình nghĩ việc gồm những bước nào. Viết dù sai. Danh sách bước tự đoán là thứ người giỏi hơn dễ sửa nhất: họ chỉ cần gạch, thêm, đổi thứ tự.
- Đánh dấu chỗ mình chắc và chỗ mình đoán. Khi hỏi, chỉ hỏi những chỗ đoán. Cách này rút ngắn buổi hỏi rất nhiều.
- Chuẩn bị câu hỏi đóng cho những chỗ có thể sai đắt. "Chỗ này em định làm thế này, có đúng không?" dễ trả lời hơn "chỗ này làm sao ạ".
Cách tự tìm hiểu một vấn đề bằng các câu hỏi cơ bản như ai, cái gì, khi nào, ở đâu, vì sao, thế nào được bàn kỹ hơn ở một bài khác trên trang. Ở đây chỉ cần nhớ: người được hỏi đánh giá câu hỏi qua lượng công bạn đã bỏ ra trước khi hỏi.
Ba mốc nên báo lại người giao việc
Sau khi tự tìm hiểu lần đầu. Báo ngắn: "Em đã xem hồ sơ cũ, hình dung được năm bước, còn hai chỗ chưa rõ, chiều nay em hỏi anh." Mốc này cho người giao việc biết việc đã bắt đầu và có thể chỉnh hướng sớm nếu bạn hiểu sai.
Sau lần làm thử đầu tiên. Gửi kết quả thử, kể cả khi chưa xong. Người giỏi hơn nhìn bản thử thường thấy ngay chỗ lệch, trong khi nếu chờ bản hoàn chỉnh thì phải sửa nhiều hơn.
Khi gặp chỗ kẹt quá nửa ngày. Đây là mốc hay bị bỏ qua nhất. Kẹt một hai giờ là bình thường; kẹt nửa ngày mà không báo thì việc trễ đã gần như chắc chắn. Báo lúc này vẫn còn kịp xoay xở, và người giao việc có thể quyết định đổi người, lùi hạn hoặc cử ai đó làm cùng.
Khi làm xong lần đầu. Báo không chỉ kết quả mà cả điều mình đã học: "Xong rồi anh, lần sau việc này em tự làm được, chỉ còn khâu kiểm số liệu cuối em muốn anh xem thêm một lần." Câu này giúp người giao việc biết lần sau có thể giao cho bạn đến mức nào mà không cần kèm.
Tình huống điển hình: kế toán lâu năm nhận việc kê khai mới (nhân vật giả định)
Chị Thu (nhân vật giả định) làm kế toán mười hai năm ở một công ty nhỏ. Công ty chuyển sang dùng một phần mềm kế toán khác, và chị được giao làm quen trước để hướng dẫn mọi người. Chị ngại nói mình chưa biết vì ai cũng nghĩ chị rành nhất. Hai tuần đầu chị mày mò buổi tối, đến hạn nộp báo cáo tháng thì vẫn còn lỗi số dư đầu kỳ.
Sau lần đó, chị thử cách khác với phân hệ tiếp theo: nói thẳng trong buổi họp rằng chị chưa dùng phần này bao giờ, xin hai buổi làm cùng bạn nhân viên trẻ hơn đã dùng phần mềm này ở chỗ cũ. Bạn trẻ chỉ ba chỗ chị đang hiểu sai trong một giờ. Không ai nghĩ chị kém đi; điều mọi người thấy là việc trơn tru hơn.
Chi tiết đáng chú ý: người chỉ cho chị Thu là người ít tuổi nghề hơn nhiều. Chuyện học từ người mới vào nghề, và vì sao người làm lâu năm hay khó làm việc này, được bàn ở một bài riêng trong cùng chuyên mục.
Khi người khác nói "em chưa biết" với mình
Thái độ cầu thị ở nơi làm việc có hai chiều. Ngoài việc tự mình dám nói chưa biết, còn có cách mình phản ứng khi người khác nói câu đó. Nếu một đồng nghiệp nói "em chưa biết làm phần này" và nhận lại tiếng thở dài hay câu "cái này mà cũng không biết à", lần sau họ sẽ chọn im lặng và đoán. Cả nhóm trả giá cho sự im lặng đó.
Phản ứng hữu ích thường gồm ba ý: ghi nhận việc họ nói thật ("được, cảm ơn em nói sớm"), hỏi họ đã biết đến đâu ("em đã xem qua phần nào rồi?"), và chỉ đúng chỗ thiếu thay vì giảng lại từ đầu. Câu hỏi thứ hai đặc biệt quan trọng: nó cho người kia cơ hội cho thấy họ đã chịu khó trước, và giúp người chỉ dẫn khỏi mất thời gian nói lại điều người kia đã biết.
Người làm lâu năm và người giữ vai trò dẫn dắt có ảnh hưởng lớn nhất ở đây. Một lần phản ứng nhẹ nhàng trước câu "em chưa biết" của người mới thường được cả nhóm nhớ lâu hơn nhiều lời dặn "có gì không biết cứ hỏi".
Khi nào "chưa biết" cần nói kèm lời từ chối
Cầu thị không có nghĩa là nhận mọi việc. Có những việc chưa biết làm mà sai thì hậu quả lớn, hoặc vượt hẳn trách nhiệm của vị trí. Khi đó nói thật kèm lời từ chối hoặc đề nghị khác là cách có trách nhiệm hơn cố nhận:
- Việc liên quan an toàn: điện, gas, hoá chất, làm trên cao, máy móc nguy hiểm. Chưa được đào tạo thì không làm thử.
- Việc liên quan pháp lý, thuế, hợp đồng có giá trị lớn mà mình không có chuyên môn: đề nghị hỏi người có chuyên môn.
- Việc mà sai một lần là mất khách lớn hoặc thiệt hại khó bù, trong khi không có ai kiểm lại.
- Việc bị giao gấp đến mức không có thời gian học, và không có ai để làm cùng.
Câu nói mẫu: "Việc này em chưa được đào tạo, làm sai thì nguy hiểm. Em đề nghị mình thuê thợ có chứng chỉ, em đi cùng để học quy trình." Câu này vẫn là cầu thị, vì nó giữ cả sự thật lẫn mong muốn học.
Câu hỏi thường gặp
Nói chưa biết nhiều lần có bị đánh giá thấp không?
Nếu mỗi lần nói chưa biết đi kèm cách học và lần sau làm được, người khác thường thấy bạn học nhanh. Bị đánh giá thấp thường đến từ việc cùng một điều chưa biết lặp lại nhiều lần, hoặc nói chưa biết rồi không làm gì để biết.
Đã trót nói "em làm được" rồi mới thấy không biết thì làm sao?
Báo lại càng sớm càng tốt, nói rõ phần nào đã làm, phần nào chưa và cần giúp gì. Câu "em đánh giá sai độ khó, phần này em chưa làm được" khó nói nhưng vẫn tốt hơn nhiều so với để đến hạn mới lộ ra.
Hỏi đồng nghiệp hay hỏi người giao việc trước?
Chỗ kỹ thuật thì hỏi người làm giỏi việc đó, thường là đồng nghiệp. Chỗ liên quan đến yêu cầu, ưu tiên, hạn chót thì hỏi người giao việc. Trộn hai loại câu hỏi này dễ làm cả hai người đều trả lời nửa vời.
Có nên tự học buổi tối để khỏi phải hỏi không?
Tự học thêm là tốt, nhưng không nên thay hoàn toàn việc hỏi. Có những chỗ người làm rồi chỉ trong năm phút mà tự học mất nhiều buổi. Hỏi những chỗ đó, tự học phần nền tảng, là cách dùng thời gian hợp lý hơn.
Người lớn tuổi nhận việc từ người trẻ giao thì nói chưa biết thế nào cho khỏi ngại?
Nói giống như với bất kỳ ai: phần biết, phần chưa biết, cách học. Có thể thêm một câu nhẹ như "mảng này các em rành hơn anh". Chuyện làm việc với sếp ít tuổi hơn mình được bàn ở một bài riêng trong chuyên mục này.