Khi bị chuyển sang một việc hay một bộ phận mới, điều giúp nhiều nhất là chấp nhận rằng trong vài tuần đầu mình là người mới, dù đã làm ở nơi này bao lâu. Chấp nhận vị trí người mới cho phép hỏi những câu cơ bản, xin xem người khác làm mẫu và mắc những lỗi người mới hay mắc, thay vì cố tỏ ra đã biết để giữ hình ảnh người cũ.
Bài này viết cho người được điều chuyển trong cùng nơi làm việc: thu ngân sang kho, thợ sửa sang tư vấn khách, kế toán sang mua hàng, nhân viên ca sáng sang quản lý ca tối. Bên dưới là cảm giác hụt hẫng thường gặp và cách đi qua nó, kế hoạch ba tuần đầu, cách tách kinh nghiệm cũ thành phần dùng được và phần phải bỏ, cùng những câu nói mẫu với đồng nghiệp tại chỗ.
Vì sao bị chuyển việc thường khó hơn vào làm ở chỗ mới
Người vào làm ở một nơi hoàn toàn mới được mọi người coi là người mới, nên hỏi gì cũng tự nhiên. Người bị chuyển bộ phận thì khác: đồng nghiệp đã biết mặt, biết tên, biết mình từng giỏi ở việc cũ. Họ có thể mặc định mình đã nắm nhiều thứ, và bản thân mình cũng ngại hỏi những câu có vẻ quá cơ bản cho một người đã làm ở đây nhiều năm.
Thêm vào đó là cảm giác mất mát. Ở việc cũ, mình làm nhanh, ít sai, được hỏi ý kiến. Ở việc mới, mình chậm, hay sai, phải hỏi người khác. Cảm giác tụt xuống này có thể làm người ta khó chịu, tự ái, thậm chí nghĩ rằng việc điều chuyển là một hình thức bị hạ thấp, kể cả khi lý do thật chỉ là nơi làm việc cần người.
Gọi đúng tên cảm giác đó giúp mình không để nó điều khiển. Hụt hẫng khi đổi việc là phản ứng bình thường, không nói lên mình kém đi. Điều quyết định là trong vài tuần đầu mình chọn tỏ ra biết, hay chọn học nhanh nhất có thể.
Kế hoạch ba tuần đầu ở việc mới
Ba tuần đầu là giai đoạn hỏi rẻ nhất: ai cũng hiểu mình đang học. Qua giai đoạn này, việc hỏi những câu cơ bản sẽ khó dần. Một kế hoạch đơn giản giúp dùng hết giai đoạn đó:
- Ngày đầu: hỏi người giao việc ba câu. Việc của mình ở đây "xong" nghĩa là gì; trong tháng đầu điều gì quan trọng nhất; nên học từ ai. Ba câu này giúp không học lan man.
- Tuần một: xem trước, làm sau. Xin đứng cạnh người làm giỏi nhất ở việc mới vài buổi, chỉ xem và ghi. Ghi những chỗ khác với việc cũ, những chỗ không hiểu vì sao làm thế.
- Tuần hai: làm có người kèm. Làm các phần đơn giản, nhờ người tại chỗ kiểm. Mỗi ngày dành mười phút cuối ca hỏi những chỗ chưa rõ đã ghi trong ngày.
- Tuần ba: làm một mình phần quen, hỏi phần lạ. Tự làm những phần đã nắm, chủ động báo người kèm những phần mình chưa chắc. Cuối tuần ba, tự viết ra những gì đã học và những gì còn thiếu.
- Cuối tuần ba: báo lại người giao việc. "Phần này em đã làm được một mình, phần này còn cần thêm hai tuần, em đang học từ chị Lan." Một câu báo như vậy cho người giao việc biết mình đang học có hướng.
Kế hoạch có thể dài hay ngắn tuỳ việc mới khó đến đâu. Điều quan trọng là có những mốc cụ thể để tự hỏi mình đã học được gì, thay vì để mọi thứ trôi theo việc hằng ngày.
Tách kinh nghiệm cũ: phần mang theo, phần để lại
Người chuyển việc mang theo cả kinh nghiệm hữu ích lẫn thói quen không còn hợp. Phân loại rõ giúp không vứt bỏ hết, cũng không áp nguyên cách cũ vào việc mới:
| Loại kinh nghiệm | Thường mang theo được | Thường phải để lại hoặc kiểm lại |
|---|---|---|
| Hiểu biết về nơi làm việc | Biết ai làm gì, quy trình chung, khách quen, lịch sử các sự cố | Nghĩ rằng bộ phận mới vận hành giống bộ phận cũ |
| Kỹ năng chung | Cẩn thận, giữ hẹn, giao tiếp với khách, đọc số liệu | Thứ tự ưu tiên của việc cũ |
| Thao tác chuyên môn | Một số thao tác dùng chung giữa hai việc | Cách làm tắt quen tay ở việc cũ, có thể sai ở việc mới |
| Quan hệ | Quen biết nhiều người ở các bộ phận | Thói quen được người khác hỏi ý kiến, không quen phải hỏi |
| Thước đo bản thân | Biết mình học nhanh, chịu khó | So tốc độ việc mới với tốc độ việc cũ trong tuần đầu |
Cột giữa là vốn quý mà người mới hoàn toàn không có. Người được điều chuyển có thể đóng góp ngay từ tuần đầu bằng hiểu biết về nơi làm việc, ví dụ biết hỏi ai ở phòng kế toán để giải quyết một vướng mắc của kho. Cột phải là những thứ dễ gây xung đột nhất, vì người tại chỗ sẽ thấy mình đang áp cách cũ lên việc của họ.
Câu nói mẫu với đồng nghiệp ở bộ phận mới
Đồng nghiệp tại chỗ là nguồn học chính, nhưng họ cũng có thể thấy người được chuyển đến là gánh nặng, hoặc lo bị so sánh. Những câu dưới đây giúp mở đầu đúng:
- "Ở đây em là người mới, có gì anh chị cứ chỉ thẳng." — nói trong ngày đầu, trước mặt mọi người.
- "Ở kho cũ em làm thế này, ở đây có làm vậy không hay khác?" — hỏi thay vì khẳng định cách cũ.
- "Chỗ này em chưa hiểu vì sao làm vậy, chị giải thích giúp em được không?" — hỏi lý do, không chỉ hỏi cách làm.
- "Em có quen mấy người bên phòng mua hàng, có việc gì cần liên hệ thì em hỏi giúp." — đóng góp phần mình có, không chờ đến lúc giỏi việc mới.
- "Tuần này em vẫn còn chậm, em cảm ơn chị đã kèm em." — ghi nhận người kèm mình, nhất là khi họ đang phải làm thêm vì mình.
Tránh những câu như "Bên chỗ cũ làm thế này nhanh hơn nhiều" trong vài tuần đầu. Có thể đúng, nhưng nếu nói khi chưa hiểu việc mới, nó nghe như chê. Sau một thời gian, khi đã hiểu lý do của cách làm hiện tại, góp ý sẽ có sức nặng hơn hẳn.
Bảng tự kiểm cuối tháng đầu ở việc mới
Cuối tháng đầu, dành mười lăm phút trả lời thật những câu dưới đây. Mục đích không phải chấm điểm mà là thấy mình đang học như người mới hay đang cố giữ dáng người cũ:
| Câu hỏi | Nếu câu trả lời là "chưa" |
|---|---|
| Mình đã hỏi ít nhất một câu "rất cơ bản" mà trước đây ngại hỏi | Tuần tới chọn một câu như vậy và hỏi người kèm |
| Mình biết rõ việc mới thế nào là "xong" và "đạt" | Hỏi lại người giao việc, nhờ cho xem một kết quả mẫu |
| Mình đã đóng góp được một điều từ hiểu biết cũ | Nghĩ xem mình quen ai, biết chuyện gì có ích cho bộ phận mới |
| Mình chưa so việc mới với việc cũ trước mặt đồng nghiệp | Ghi các so sánh ra giấy, để dành nói khi đã hiểu lý do |
| Mình đã cảm ơn cụ thể người kèm mình | Nói một câu cảm ơn có nhắc việc họ đã chỉ |
| Lỗi tuần này khác lỗi tuần đầu | Nếu vẫn lặp lỗi cũ, ngồi lại với người kèm tìm chỗ vướng |
Người trả lời "chưa" ở nhiều dòng không có nghĩa là học kém; nhiều khi chỉ là chưa có dịp. Điều đáng lo hơn là trả lời "rồi" ở mọi dòng trong khi việc vẫn chưa trơn, vì đó thường là dấu hiệu mình đang tự đánh giá dễ dãi. Có thể hỏi người kèm cùng trả lời bảng này để so.
Tình huống điển hình: thợ sửa xe chuyển sang tiếp khách (nhân vật giả định)
Anh Quang (nhân vật giả định) làm thợ sửa xe máy tám năm ở một tiệm khá đông khách. Chủ tiệm chuyển anh ra quầy tiếp nhận vì anh hiểu xe, giải thích cho khách dễ hơn. Tuần đầu anh khó chịu: anh quen tay với cờ lê, giờ phải ghi phiếu, báo giá, nghe khách phàn nàn. Có lúc anh giải thích quá kỹ thuật, khách nghe không hiểu.
Anh Quang làm một việc đơn giản: nhờ cô nhân viên tiếp khách cũ cho anh đứng cạnh hai buổi, xem cô nói chuyện với khách. Anh để ý cô không nói tên linh kiện mà nói điều khách sẽ cảm thấy: "xe sẽ đề nổ êm hơn", "phanh sẽ ăn hơn khi trời mưa". Anh học cách dịch hiểu biết kỹ thuật thành lời khách hiểu. Đổi lại, anh chỉ cho cô cách nghe tiếng máy để đoán sơ bộ lỗi trước khi đưa xe vào xưởng.
Sau một tháng, quầy tiếp nhận của tiệm có thêm một điều trước đây không có: báo giá sát hơn, vì người đứng quầy hiểu xe. Nhưng điều đó chỉ đến được vì anh Quang đã chịu làm người mới ở quầy trước, thay vì cố giữ vị trí người thợ giỏi.
Khi việc điều chuyển thật sự không hợp
Cầu thị không có nghĩa là chấp nhận mọi việc bị giao mà không nói gì. Sau một thời gian học nghiêm túc, nếu thấy việc mới thật sự không hợp với sức khoẻ, hoàn cảnh hay năng lực của mình, nên nói ra với người giao việc. Nói sau khi đã cố gắng thật sự thì lời nói có trọng lượng hơn nhiều so với từ chối ngay từ ngày đầu.
Cách nói nên dựa vào việc cụ thể: "Em đã làm ở kho hai tháng, phần kiểm hàng em làm được, nhưng phần bốc xếp nặng em không theo được lâu vì lưng. Em đề nghị chuyển sang phần ghi sổ hoặc quay lại quầy." Đề nghị có lý do và có phương án thay thế dễ được xem xét hơn lời than chung chung.
Còn những quyết định lớn hơn như đổi công ty, đổi nghề, hay cân nhắc việc điều chuyển ảnh hưởng thế nào đến con đường nghề nghiệp lâu dài thì được bàn ở các trang chuyên về sự nghiệp. Ở đây chỉ dừng ở thái độ trong giai đoạn học việc mới.
Câu hỏi thường gặp
Bị chuyển việc có phải là bị đánh giá thấp không?
Không nhất thiết. Nơi làm việc nhỏ hay điều chuyển người vì thiếu người ở chỗ khác, vì muốn người đó hiểu thêm một mảng, hoặc vì thấy họ hợp với việc mới. Nếu không rõ lý do, cứ hỏi thẳng người quyết định; biết lý do giúp học việc mới với tâm thế đúng hơn.
Có nên nói với đồng nghiệp mới là mình từng giỏi ở việc cũ không?
Không cần nói, họ thường đã biết. Kể nhiều về việc cũ dễ nghe như so sánh hay tự đề cao. Cứ để việc cũ hiện ra qua những đóng góp cụ thể, như kết nối được với bộ phận khác hay chia sẻ một mẹo khi có người hỏi.
Học việc mới mãi chưa quen thì bao lâu nên lo?
Mỗi việc có độ khó khác nhau nên không có mốc chung. Một dấu hiệu đáng để ý là sau vài tuần mà những lỗi giống nhau vẫn lặp lại, hoặc mình vẫn chưa biết rõ việc thế nào là xong. Khi đó nên ngồi lại với người kèm hoặc người giao việc để tìm chỗ vướng.
Người kèm mình ở bộ phận mới không nhiệt tình thì làm sao?
Họ có thể đang quá tải hoặc lo bị so sánh. Hỏi gọn, hỏi đúng lúc, tự tìm hiểu trước những gì có thể tự tìm, và ghi nhận công họ bỏ ra. Nếu vẫn khó, có thể nhờ người giao việc sắp xếp thời gian kèm cụ thể hơn.
Có nên giữ lại việc cũ song song để khỏi mất tay nghề không?
Nếu nơi làm cho phép và sức mình theo được, giữ một phần việc cũ có thể có ích. Nhưng làm song song dễ khiến việc mới học chậm, vì người ta luôn quay về việc quen tay khi bận. Nên thống nhất rõ với người giao việc tỷ lệ thời gian cho mỗi bên.