5W1H là sáu câu hỏi: Ai (Who), Cái gì (What), Khi nào (When), Ở đâu (Where), Vì sao (Why) và Thế nào (How). Dùng chúng để tự làm rõ một việc trước khi đi hỏi người khác giúp mình biết chính xác mình đã hiểu gì, còn thiếu gì, và câu hỏi nào thật sự cần hỏi.
Bộ câu hỏi này nổi tiếng nhất trong nghề báo, nơi một bản tin phải trả lời đủ sáu câu; cách dùng trong viết tin có bài riêng ở các trang về tin tức. Ở đây, nó được dùng như một công cụ cầu thị: trước khi hỏi bác sĩ, hỏi thầy cô của con, hỏi người bán, hỏi cán bộ tiếp nhận hồ sơ, tự trả lời sáu câu để câu hỏi gọn, đúng chỗ, và để mình nghe câu trả lời hiểu được nhiều hơn.
Vì sao nên tự trả lời trước khi hỏi
Khi gặp một việc chưa rõ, phản xạ dễ nhất là hỏi ngay: "cái này làm sao". Câu hỏi rộng như vậy khiến người được hỏi phải đoán mình đã biết gì và cần gì, và câu trả lời thường cũng rộng theo. Mình nghe xong vẫn mơ hồ, hỏi lại, và cả hai mất thời gian.
Tự trả lời 5W1H trước làm ba việc. Thứ nhất, nó cho thấy mình đã biết nhiều hơn mình nghĩ, và đôi khi tự trả lời xong là không còn cần hỏi. Thứ hai, nó chỉ ra đúng ô còn trống, nên câu hỏi trở nên cụ thể. Thứ ba, khi người kia trả lời, mình có sẵn khung để đặt thông tin vào, nên nhớ và hiểu tốt hơn.
Có một lợi ích ít được nói tới: tự trả lời trước giúp mình nghe câu trả lời với tâm thế của người học, không phải người chờ được bảo. Khi đã tự đoán một ô, lúc nghe người khác trả lời, mình thấy ngay chỗ mình đoán đúng, chỗ đoán sai, và chỗ sai đó thường được nhớ rất lâu.
Như đã nói trong bài về sợ hỏi, nghiên cứu cho thấy câu hỏi có chuẩn bị thường được đón nhận tốt hơn. 5W1H là một cách chuẩn bị nhanh, mất năm đến mười phút, không cần công cụ gì ngoài giấy bút hoặc ghi chú trên điện thoại.
Sáu câu hỏi và cách dùng khi tự tìm hiểu
Mỗi câu hỏi có một vai trò riêng. Bảng dưới gợi ý câu hỏi con nên tự hỏi cho từng chữ:
| Câu hỏi | Tự hỏi gì | Dấu hiệu ô này còn trống |
|---|---|---|
| Cái gì | Việc này chính xác là gì? Kết quả mình cần là gì? | Mô tả việc bằng những chữ rất chung, như "làm giấy tờ" |
| Ai | Ai liên quan, ai quyết định, ai làm được, ai bị ảnh hưởng? | Không biết nên hỏi ai, hay hỏi nhầm người |
| Khi nào | Hạn chót, thời điểm phù hợp, việc nào trước việc nào? | Không rõ có gấp không, bị bất ngờ vì hạn |
| Ở đâu | Làm ở đâu, nộp ở đâu, thông tin gốc nằm ở đâu? | Đi nhầm nơi, tìm thông tin trên các nhóm không chính thức |
| Vì sao | Vì sao cần việc này, vì sao làm theo cách này? | Làm theo mà không hiểu, gặp tình huống khác là bí |
| Thế nào | Các bước cụ thể, cần chuẩn bị gì, làm đúng trông ra sao? | Biết phải làm nhưng không biết bắt đầu từ đâu |
Không cần trả lời đủ sáu ô mới được hỏi. Mục đích là biết ô nào đã đầy, ô nào còn trống. Thường chỉ một hai ô còn trống, và đó chính là câu hỏi cần mang đi. Nếu cả sáu ô đều trống, có lẽ cần đọc thêm thông tin cơ bản từ nguồn chính thức trước khi hỏi ai.
Ví dụ: chuẩn bị đi khám lại cho mẹ
Ví dụ giả định. Mẹ chị Vân được hẹn tái khám tim mạch. Lần trước, chị vào phòng khám với một câu hỏi chung chung "mẹ em dạo này sao rồi bác sĩ", nghe một tràng thông tin rồi ra về không nhớ được bao nhiêu. Lần này, chị ngồi mười phút làm 5W1H.
Cái gì: khám lại theo hẹn, xem kết quả xét nghiệm, điều chỉnh thuốc nếu cần. Ai: bác sĩ điều trị; mẹ; chị là người theo dõi uống thuốc. Khi nào: sáng thứ năm; mẹ hay mệt vào buổi chiều, đã ghi lại năm lần trong tháng. Ở đâu: kết quả xét nghiệm lần trước nằm trong sổ khám, chị mang theo. Vì sao: ô này trống — chị không hiểu vì sao lần trước bác sĩ đổi một loại thuốc. Thế nào: ô này cũng trống một phần — quên uống một lần thì xử lý ra sao.
Kết quả là hai câu hỏi rõ ràng mang vào phòng khám: "Vì sao lần trước bác sĩ đổi thuốc, và con cần theo dõi gì ở thuốc mới?" và "Nếu mẹ quên một liều thì làm thế nào?". Cộng với một thông tin chị chủ động báo: năm lần mệt buổi chiều trong tháng. Buổi khám ngắn hơn, chị hiểu nhiều hơn, và các câu trả lời về thuốc đến từ đúng người có chuyên môn.
Cách làm 5W1H trong mười phút
Không cần biểu mẫu cầu kỳ. Một trang giấy chia sáu dòng là đủ:
- Viết tên việc bằng một câu ngắn ở đầu trang.
- Viết sáu chữ Cái gì, Ai, Khi nào, Ở đâu, Vì sao, Thế nào thành sáu dòng.
- Điền những gì mình biết chắc, không đoán. Chỗ nào đoán thì ghi chữ "đoán" bên cạnh.
- Khoanh tròn những ô trống và những ô đang đoán.
- Với mỗi ô khoanh tròn, viết một câu hỏi cụ thể, và tên người hoặc nơi nên hỏi.
- Sắp xếp câu hỏi theo thứ tự quan trọng, đề phòng chỉ hỏi được một hai câu.
- Sau khi hỏi, điền câu trả lời vào đúng ô, kèm ngày và người trả lời.
Bước ba là chỗ cầu thị nhất. Tách "biết chắc" với "đoán" buộc mình thành thật về mức hiểu của mình. Nhiều người phát hiện ra phần lớn những gì họ tưởng là biết hoá ra là nghe kể lại, và chính những điều đó cần được kiểm.
Những lỗi hay gặp khi dùng 5W1H
Biến nó thành thủ tục. Điền đủ sáu ô cho có, trong khi chỉ một hai ô thật sự quan trọng. Với việc nhỏ, chỉ cần lướt qua trong đầu. Với việc lớn, mới cần viết ra.
Bỏ qua chữ "Vì sao". Đây là câu hỏi hay bị bỏ nhất, vì nó không cần cho bước làm ngay trước mắt. Nhưng hiểu vì sao giúp xử lý khi tình huống thay đổi, và giúp nhận ra khi một lời khuyên không hợp với mình.
Hỏi "vì sao" theo kiểu chất vấn. Khi mang câu hỏi vì sao đi hỏi người khác, cách nói quan trọng. "Vì sao chị bắt em làm thế này" nghe như phản đối; "em muốn hiểu lý do của bước này để làm cho đúng" nghe như học hỏi.
Tìm câu trả lời ở nguồn không chính thức. Với thủ tục, sức khoẻ, luật, ô "Ở đâu" nên trỏ tới nguồn chính thức: cơ quan tiếp nhận, bác sĩ, văn bản hiện hành. Các nhóm trên mạng có thể gợi ý câu hỏi, nhưng không nên là nơi lấy câu trả lời cuối cùng.
Không cập nhật. Điền một lần rồi để đó. Việc thay đổi, thông tin mới đến, ô đã đầy có thể cần sửa. Ghi ngày cạnh mỗi câu trả lời giúp biết thông tin nào đã cũ.
5W1H và câu hỏi "Vì sao" nhiều tầng
Trong 5W1H, chữ "Vì sao" có thể đào sâu hơn các chữ khác. Hỏi vì sao một lần cho biết lý do trực tiếp; hỏi tiếp vì sao của lý do đó có thể dẫn tới nguyên nhân sâu hơn. Kỹ thuật hỏi vì sao nhiều lần để tìm nguyên nhân gốc có bài riêng trong chuyên mục nhận lỗi và sửa sai.
Khi dùng 5W1H để tự tìm hiểu, thường không cần đào quá sâu. Một hai tầng vì sao là đủ để hiểu mục đích của một việc. Đào sâu hơn hợp khi việc đó lặp lại sai nhiều lần, hoặc khi mình đang cân nhắc có nên làm theo cách được khuyên hay không.
Điều đáng nhớ là 5W1H chỉ là khung. Nó không thay được việc hỏi đúng người, nghe kỹ câu trả lời, và kiểm lại. Nhưng nó làm cho mỗi lần hỏi trở nên đáng giá hơn, và giúp người được hỏi thấy mình là người đã chịu khó nghĩ trước.
5W1H cho vài việc thường gặp
Các ví dụ giả định dưới đây cho thấy ô nào hay trống nhất trong từng loại việc, và câu hỏi nên mang đi:
| Việc | Ô hay trống | Câu hỏi nên mang đi | Hỏi ai |
|---|---|---|---|
| Đăng ký học thêm cho con | Vì sao, Thế nào | "Lớp này nhắm vào phần nào con còn yếu, và con học thế nào thì biết là có tiến bộ?" | Giáo viên dạy chính, giáo viên lớp thêm |
| Sửa mái nhà dột | Cái gì, Khi nào | "Dột do ngói vỡ hay do máng xối, nên sửa trước mùa mưa bao lâu?" | Thợ xây quen, hàng xóm từng sửa |
| Làm lại giấy tờ bị mất | Ở đâu, Thế nào | "Nộp ở đâu theo nơi cư trú hiện tại, cần mang giấy gì?" | Nơi tiếp nhận hồ sơ, cổng dịch vụ công |
| Học một món ăn mới | Vì sao, Thế nào | "Vì sao phải ướp trước, làm đúng thì thịt trông thế nào?" | Người nấu giỏi trong nhà |
Để ý cột "Hỏi ai": 5W1H không chỉ giúp đặt câu hỏi mà còn giúp chọn người hỏi. Chữ "Ai" trong bảng sáu câu hỏi ban đầu cũng bao gồm cả câu "ai biết rõ nhất chuyện này". Hỏi đúng người thường quan trọng hơn hỏi đúng chữ.
Với những việc dính tới thủ tục hành chính, quy định có thể đổi theo thời gian và theo nơi, nên câu trả lời từ nơi tiếp nhận hoặc nguồn chính thức hiện hành luôn đáng tin hơn kinh nghiệm của người quen làm từ vài năm trước.
Câu hỏi thường gặp
5W1H khác 5W2H thế nào?
5W2H thêm chữ How much, tức bao nhiêu, thường dùng trong quản lý và kinh doanh để hỏi về chi phí, số lượng. Trong đời sống cá nhân, có thể thêm câu "bao nhiêu" khi việc liên quan tới tiền, thời gian, số lượng, như chi phí làm giấy tờ hay số buổi điều trị.
Có nên dùng 5W1H khi hỏi con về chuyện ở trường không?
Dùng như khung trong đầu thì có ích, nhưng tránh hỏi dồn dập sáu câu như thẩm vấn. Một câu mở như "hôm nay có chuyện gì vui hay buồn không" rồi để con kể, sau đó hỏi thêm một hai chữ còn thiếu, thường hiệu quả hơn.
5W1H có dùng được để hiểu một tin tức không?
Được. Khi đọc một tin, tự hỏi sáu câu giúp thấy tin đó đã trả lời đủ chưa, thiếu thông tin nào, và nguồn ở đâu. Các trang chuyên về kiểm chứng tin có cách dùng kỹ hơn cho mục đích đó.
Nếu tự tìm hiểu mãi mà vẫn không chắc thì sao?
Đặt giới hạn thời gian. Sau mười đến hai mươi phút mà các ô quan trọng vẫn trống, đó là lúc nên hỏi. Tự tìm hiểu là để câu hỏi tốt hơn, không phải để tránh hỏi. Kéo dài quá lâu có khi là nỗi sợ hỏi đang đội lốt sự chăm chỉ.
Có cần viết ra giấy không, hay nghĩ trong đầu là đủ?
Với việc nhỏ, nghĩ trong đầu là đủ. Với việc có nhiều chi tiết, liên quan tới sức khoẻ, tiền bạc, giấy tờ, nên viết ra, vì đầu óc dễ bỏ qua ô trống khi chỉ nghĩ. Mang tờ giấy theo khi đi hỏi cũng giúp không quên câu hỏi lúc đứng trước người cần hỏi.